Videre til indhold | Videre til menunavigation

Mine værktøjer

Du er her: Forside / For biblioteker / Nyheder / Fra passivt depot til effektiv magasincirkulering
For biblioteker
Navigation
 

Fra passivt depot til effektiv magasincirkulering

Udgivet 8. maj 2014


Af Anna Dalager, sektionsleder, Statsbiblioteket


"Fra passivt depot til effektiv magasincirkulering". Sådan lød overskriften på mit indlæg, da Netværk for lånesamarbejde holdt møde i henholdsvis Aarhus og Roskilde den 2. og 3. april 2014.

Historien bag
De fleste kender til Depotbiblioteket men kender måske ikke til historien bag? Som det fremgår af vedhæftede slides, blev Folkebibliotekernes depotbibliotek oprettet i 1968. Forud lå dels en betænkning fra Rationaliseringskomitéen, som var nedsat af Danmarks Biblioteksforening i 1960, dels Biblioteksloven af 1964.

Motivet til oprettelsen af Depotbiblioteket var at skaffe mere plads rundt om i bibliotekerne, for selv om materialerne ikke længere blev benyttet, kasserede man ikke. Et andet vigtigt argument var, at man kunne få et overblik over, hvad der rent faktisk fandtes på bibliotekerne, og dermed få et lånesamarbejde på tværs i biblioteksverdenen op at stå.

Ud over at opbevare, udlåne og i øvrigt disponere over de materialer, man modtog i Depotbiblioteket, havde man også fået opgaven at omfordele materialerne bibliotekerne imellem. Det har været et mægtigt logistisk arbejde at holde styr på, hvem der gerne ville have hvad i en tid uden it.

En statistik fra 1981 viser, at Depotbiblioteket omfordelte ca. 165.000 bind til folkebibliotekerne de første ca. 10 år og desuden sendte 17.000 bind til Statsbiblioteket. I samme periode havde man modtaget 953.000 bind.

Ordningen med at omfordele sluttede midt i 80’erne.

Da folkebibliotekerne i 1989 fik lov til at sælge de udgåede biblioteksmaterialer, skulle disse materialer først tilbydes centralbibliotekerne eller Depotbiblioteket. Arbejdsgangen var, at centralbibliotekerne sendte de fysiske eksemplarer, som de ikke selv ville have, af sted til Ballerup. Her blev beslutningen om, hvorvidt materialet skulle indlemmes i Depotbiblioteket, truffet, og det materiale, man ikke ønskede, blev sendt retur med en besked om, at det kunne sælges. Nogle gange stod der på flappen: ”Kan sælges, men ønskes af biblioteket i XXX”, så man havde ikke helt kunnet slippe fordelingstanken.

Depotbiblioteket overlevede som selvstændig institution, indtil kulturminister Elsebeth Gerner Nielsen (R) besluttede, at Depotbiblioteket skulle overgå til Statsbiblioteket 1. januar 1998 – en beslutning, som gennem alle årene havde været forsøgt gennemført.

De 20 årsværk og bestanden på ca. 750.000 enheder overgik organisatorisk til Statsbiblioteket men forblev i Ballerup.

Først i 2006, da Statsbiblioteket fik en ny bygning i Skejby, flyttedes Depotbiblioteks materialer til Aarhus. Forud foregik en kraftig sortering og kassation, så den samlede mængde, der overførtes, var på ca. 500.000 bind svarende til godt 10 km.

E-depot
Sideløbende udvikledes E-depotklienten i samarbejde med firmaet Axiell, og flere folkebiblioteker blev involveret i både udvikling og test.

Formålet med E-depotklienten var at få flyttet kassationen ud på de enkelte biblioteker således, at vi på Statsbiblioteket kun modtager de materialer, der var nødvendige for at dække udlånsfunktionen, og det er til fulde lykkes. Siden systemet blev taget i brug, er der årligt blevet kørt 800.000 – 1.000.000 materialer igennem, men der er kun takket ja til 10.000-20.000 enheder svarende til 1-2 %.

De ca. 500.000 materialer, vi overflyttede, er forblevet i en depotsamling, mens de materialer, som vi har modtaget efter overflytningen, er indgået i de eksisterende samlinger. Al håndtering af depotmaterialerne er integreret i det daglige flow.

Det samlede udlån af depotmaterialer i perioden 2010-2013 har været 200.840 enheder.

E-depotklienten har kørt upåklagelig siden 2006 lige indtil efteråret 2013, hvor vi fornemmede, at noget var galt. Der gik desværre et stykke tid, inden alle erkendte, at der var fejl i systemet, og endnu et stykke tid, inden fejlen var lokaliseret. Det betyder selvfølgelig, at vi er gået glip af noget materiale, men vi må bare håbe, at vi får det tilbudt på et senere tidspunkt.

Desværre kunne jeg på vores netværksmøder konstatere, at der stadig er problemer rundt omkring?

Jeg har forstået på Axiell, at de servicerer nogle, men ikke alle biblioteker, så de kan kun garantere, at problemet er løst på de biblioteker, der er med i serviceaftalen. De af jer, der ikke er med i serviceaftalen, skal selv sørge for at opgradere systemet. Axiell har sendt en mail til alle bibliotekerne, men det er klogt at holde øje med, om opdateringen virkelig har fundet sted.

Jeg vil også gerne opfordre til, at man kontakter undertegnede, når man står over for en større kassationsrunde, så vi har mulighed for at tjekke, om I kommer igennem. Jeg vil naturligvis også gerne høre fra jer, hvis I oplever problemer generelt i forbindelse med kassation.

Konklusionen er, at takket være samarbejdet og effektiviseringen omkring kassation, er det årlige ressourceforbrug til depotopgaven på Statsbiblioteket skønnet 2-3 årsværk. Og I kan med god samvittighed sælge de overskydende eksemplarer uden først at spørge os.

Modsat tidligere, hvor materialet kun blev udlånt til folkebibliotekerne, udlånes det i dag til alle – direkte fra Statsbiblioteket, hvilket også må betegnes som en serviceforbedring.

Lån eller depot?
Til slut endnu et lille opråb. Husk at mærke de materialer, I sender til Statsbiblioteket, tydeliget med enten lån eller depot. For selvom det ikke længere vælter ind i sække og på paller, kommer alle materialer ind samme sted, og hvis personalet i vores forsendelse er i tvivl, har de besluttet, at de altid betragter materialet som depotmaterialer. I sidste ende kan det betyde, at I ikke får jeres materialer hjem igen.