Af Lars Friis Kristiansen, VicebibliotekschefI forbindelse med kommunesammenlægningen blev det politisk besluttet, at der skulle anvendes Lean overalt i den nye Holbæk kommune og dermed også på bibliotekerne. Som en konsekvens heraf kom alle lederne, teamledere og de fleste af medarbejderne på et to dages kursus i Lean og så blev projekterne skudt i gang.
Lean en ny modedille?
Oprindelig blev Lean mødt med stor skepsis i organisationen, var det en ny modedille? Kunne det overhovedet bruges på et bibliotek? osv.
Det var ikke alle dele af virksomheden, vi skønnede der egnede sig til Lean. Derfor besluttede vi, at fokusere på de mest oplagte områder. Vi ville forsøge at få nogle succesoplevelser ved at ”plukke de lavt hængende frugter”. Vi har derfor foreløbig arbejdet med Lean indenfor følgende områder: Klargøring, Servicerum (Kørsel, pakning, servicemedarbejderkontor) og Ekspedition.
Fordelene ved at udvælge enkelte områder af virksomheden til Lean, er bl.a. større overskuelighed, personalet kan se det giver mening, det giver medløb i stedet for modstand. Ulemperne er, at processerne isoleres fra hinanden, og ikke ses i den store sammenhæng. Ændringer eller forbedringer et sted, kræver ofte handling et andet sted i organisationen – tingene griber jo naturligvis ind i hinanden.
Helt fra bunden
Et oplagt område at kigge på var klargøringen. Der foregik klargøring i hver af de gamle kommuner (undtagen Jernløse) og det var oplagt at samle denne funktion et sted ved sammenlægningen. Dette arbejdsområde blev derfor det første vi kiggede på med Lean briller.
Vi ryddede et stort kontorlokale, og begyndte at indrette det helt fra bunden i forhold til Lean analyser af de arbejdsopgaver der skulle ligge i rummet. Der er indrettet fire arbejdspladser eller såkaldte ”celler” i lokalet, disse arbejdspladser bruges på skift af 15-20 forskellige medarbejdere.
Brugen af rummet styres ved hjælp af vores skemaprogram. Der skabes overblik og synlighed over arbejdets flow ved hjælp af reoler, således at det bliver synligt, hvor i processen materialet er, og hvor der opstår flaskehalse. Efter en periode på 3-4 måneder blev projektet afsluttet, men fortsatte med ugentlige kaizen (løbende forbedring) møder. Efter yderligere nogle måneder fadede disse møder ud. Dette viste sig at være en fejl, og de regelmæssige kaizen møder vil nu blive genoptaget i en form, hvor der bliver tale om stående møder af maksimalt 10 minutters varighed ved kaizen tavlen (et whiteboard hvorpå forslag til forbedringer skrives op, og deres videre skæbne behandles – synligt for alle).
Optimering af arbejdsgange
Det næste arbejdsområde, der blev udsat for Lean, var Hovedbibliotekets servicerum (her foregår bl.a. pakning til kørsel og forsendelse, her er bagskranke arbejdsplads, postsortering og endelig er det kontor for servicemedarbejderne (det man andre steder kalder betjente eller portnere). Formålet var at få optimeret arbejdsgangene og få nyindrettet lokalet efter Lean principper. Det startede med en stor oprydning, hvor alt det, der ikke havde relation til de arbejdsprocesser, der foregår i rummet, blev flyttet eller smidt ud. Det gav luft i lokalet. Derefter blev der lavet værdistrømsanalyser på de arbejdsprocesser der skulle blive i rummet, med henblik på at skabe flow og fjerne spild. De fremtidige værdistrømme blev fastlagt og rummet blev indrettet derefter.
Fokus på kunden
For et par måneder siden gik vi så i gang med at Leane bibliotekets ekspeditionsområde, dette projekt er udsprunget at lånerklager (manglende kundeværdi) i forbindelse med vores opstilling af materialer til selvafhentning.
Læresætninger
Nogle af de faldgruber, vi er blevet opmærksomme på i forbindelse med vores Lean projekt, er:
- Manglende uddannelse eller mangelfuld uddannelse af personalet i Lean. Set i et retroperspektiv har vi nok ikke været godt nok klædt på med to dages kurser, idet større indsigt og forståelse er nødvendigt.
- Tunnelsyn – fokusering på enkeltområder, i stedet for helheden.
- Mangelfulde analyser – spring ikke værdistrømsanalyserne over.
- Handling på fornemmelser dur ikke – handl kun på facts.
- Alle interessenter skal tages i ed – ofte er der flere, der umiddelbart har interesse i et projekt, end de mest indlysende.
Fortsat forbedring med Lean
Vores Lean projekter har bl.a. givet og skal fortsat give forbedrede arbejdsgange, bedre udnyttelse af ressourcer og arbejdstid, mindre spild, kontinuerlige forbedringer og som det allervigtigste større værdi for kunderne, uanset om det er de udefra kommende kunder eller det er kunder internt i organisationen.
Fakta om Holbæk Bibliotekerne
Den nuværende Holbæk Kommune er opstået ved en sammenlægning af Jernløse, Svinninge, Tornved, Tølløse og Holbæk kommuner (biblioteksmæssigt var Jernløse og Holbæk allerede slået sammen for flere år siden, idet Jernløses biblioteksdrift blev varetaget af Holbæk). Den nye kommune har et areal på 57.800 hektar, og der er 69.010 indbyggere.
Udover Hovedbiblioteket i Holbæk, er der tre lokalbiblioteker med borgerservice, de to af dem er helt nyindrettede i tidligere rådhuse. Endelig findes der 14 lokalområdebiblioteker, som reelt blot er åbne skolebiblioteker, disse sorterer under skolerne. Ved kommunesammenlægningen blev der på biblioteksvæsenet i Holbæk sparet fem stillinger, det var den gevinst kommunen forventede man kunne opnå ved stordriftsfordelene.
]]>