Regler for brug af billeder og arkivmateriale fra Kvindehistorisk Samling
Der skelnes mellem offentlige arkiver og private arkiver. Offentlige arkiver indeholder arkivalier der hidrører fra den offentlige forvaltnings og domstolenes virksomhed samt anerkendte trossamfunds ministerialbogførelse. Offentlige arkiver er omfattet af arkivloven.
Kvindehistorisk samling består af kvindeorganisationers og enkeltpersoner private arkiver, og de er ikke omfattet af arkivloven.
Adgang
Arkivlovens regler om tilgængelighed gælder ikke for privatarkiver. Arkivaliernes tilgængelighed bestemmes af den aftale, der er truffet mellem den afleverende part og det modtagende arkiv. Hvis der ikke foreligger en aftale, om at arkivalier er utilgængelige, har brugerne som hovedregel fri adgang til arkivalierne i Kvindehistorisk Samling.
For personoplysninger, der er omfattet af persondatalovens §§ 7 og 8, (følsomme eller fortrolige personoplysninger) gives der dog adgang i overensstemmelse med arkivlovens § 23, hvilket betyder at fristen er 75 år efter at arkivenheden er skabt. Hvor forholdene taler herfor, f.eks. at den omhandlede person er afgået ved døden, kan der fastsættes en kortere tilgængelighedsfrist.
Brug
Arkivalier vil normalt være omfattet af lov om ophavsret. Ophavsretten beskytter den eneret, en ophavsmand (fx forfatter eller brevskriver) eller dennes efterkommere har til et værk. Beskyttelsestiden varer 70 år efter ophavsmandens død.
For værker, som ikke er offentliggjort og hvis ophavsmand ikke er kendt, varer ophavsretten i 70 år efter udgangen af det år, hvor værket blev skabt.
Ophavsretligt beskyttede arkivalier må ikke fotokopieres. Det er tilladt at referere fra indholdet af arkivalier, f.eks. fra manuskripter, breve m.v., men der må ikke citeres ordret fra arkivalier uden tilladelse fra rettighedshaveren.
Arkiver kan godt indeholde dele af allerede offentliggjort materiale, f.eks. udklip fra aviser o.l. Af sådant allerede offentliggjort materiale må der godt tages fotokopier til personligt brug. Det er også tilladt at affotografere den slags materialer, dog uden brug af blitz.
Offentlig gengivelse af arkivalier
Ønsker man at gengive arkivalier, f.eks. tekst og billeder, i egne publikationer må man indhente tilladelse til den påtænkte offentliggørelse hos indehaveren af ophavsretten, med mindre den ophavsretlige beskyttelsestid er udløbet. I den sammenhæng bør man være opmærksom på de særegne forhold der gælder for den ophavsretlige beskyttelse af fotografier.
Rettighederne til fotografier tilhører i fotografen. Man skelner mellem fotografiske billeder og fotografiske værker. Beskyttelsestiden for fotografiske billeder varer i 50 år efter udgangen af det år, da billedet blev fremstillet, dog er alle fotografiske billeder fremstillet før 1970 frie. For fotografiske værker gælder, at det er beskyttet i 70 år efter ophavsmandens død. Om et fotografi er et fotografisk billede eller et fotografisk værk, afhænger af en konkret vurdering af den kunstneriske eller kreative indsats, der er udøvet i forbindelse med fremstillingen af fotografiet.
Hvad angår bestilte portrætter, skal der indhentes tilladelse både hos ophavsmanden og den portrætterede person.
Ved offentliggørelse af billeder skal fotografens navn angives (hvis denne er kendt) samt at materialet er stillet til rådighed af Kvindehistorisk Samling.
Læs mere her om de vigtigste ophavsretlige regler for biblioteker (pdf).
